Den största förändringen i Omnis nu uppdaterade Work-from-anywhere-policy är att vi har strukit att policyn är på prov. Det som har varit kommer inte åter och Work-from-anywhere är här för att stanna.

I förra veckan orkestrerade jag två digitala möten på Omni med rubriken Framtidsarbetsplatsen. Interna möten, men tänker att ämnet kanske kan intressera några även utanför Omni. I tider då mediebranschen har kompetens- och vikariekris – och när vissa mediebolag börjar ta steg tillbaka till mindre flexibla arbetssätt – så är ämnet om hur vi organiserar våra medierarbetsplatser mer aktuellt än någonsin. Särskilt i ljuset av en ny generations krav på flexibla arbetssätt som i sin tur förändrar både företag och samhällen i grunden.

När vi på Omni flyttade hem för pandemin den 11 mars 2020 blev vi snabbt nästan världsmästare på distansarbete med vårt nätverk av satellitredaktioner. Vi lyckades, trots 100% distansarbete, stå för den bästa nyhetsbevakningen i Sverige under hela pandemin. Detta samtidigt som våra kollegor på andra nyhetsredaktioner, med emfas, hävdade att det var omöjligt att flytta hem en hel breaking-news-organisation.

Våren 2021 tillsatte vi Omnis första Framtidsgrupp, en grupp om cirka 10 kollegor. Vi började se slutet på pandemin och den nya Framtidsgruppen fick i uppdrag att komma fram till hur vi på Omni ville arbeta efter pandemin. Resultatet blev ganska radikalt, nämligen Omnis första Work-from-anywhere-policy som i korthet innebär att alla anställda på Omni får arbeta varifrån de vill.

Work-from-anywhere-policyn har vi levt efter sedan hösten 2021 och den har förändrat oss till det bättre som arbetsplats. Vi har rekryterat Erik, CX-expert, som vill bo Göteborg. Vi har i sommar inte mindre än tre ekonomiredaktörer som arbetar för oss från Malmö (tidigare satt alla i Stockholm), nämligen Johanna, Karl-Magnus och Joakim. Vi har Daniel som denna sommar har löst vårt vikariebehov från sin bas på Mallorca. Vi har ekonomiredaktör Anna i Paris och vi har nyhetsredaktör Olivia som, stödd av policyn, flyttade med familjen till Varberg i vintras. I sommar flyttar förresten ekonomiredaktör Adam med familj till Gävle och han kom till oss i våras just för möjligheten att arbeta på distans.

Vi på Omni har idag 20 procent som definierar sig som ”remote”. Ungefär 50 procent är ”hybrida” (2-3 dagar på kontoret per vecka) och 30 procent är ”office” (4 dagar eller fler på kontoret per vecka). När vi i våra undersökningar frågar kollegorna om framtiden så ser det ut att fortsätta ungefär med den fördelningen, möjligen med en liten lutning åt att något fler kan tänka sig att bli remote i en framtid. De flesta föredrar, trots allt, att vara på kontoret hela eller halva tiden både nu och i en framtid.

I våras tillsatte vi ännu en Framtidsgrupp, denna gång med uppdrag att djupdyka i hur det nya hybrida livet har fungerat i praktiken. Gruppen ska kartlägga utmaningarna och föreslå förändringar och förbättringar framåt. Till sin hjälp har Nya Framtidsgruppen haft en ny medarbetarundersökning där 40 Omni-kollegor har sagt sitt om det nya hybrida. Det är ingen överdrift att säga Omni-kollegorna älskar det nya flexibla arbetssättet. Faktum är att inte en enda person är negativ till nya sättet att arbeta.

De vanligast angivna fördelarna med det nya arbetssättet anges som ”En känsla av frihet” (85%), ”Lättare att få ihop livspusslet” (83%), ”Möjlighet att arbeta hemma ostört vid behov” (55%) och ”Slippa resor till arbete” (53%). 38 procent anger ”Möjlighet att bo där jag vill”.

Självklart finns det också en miljard utmaningar med vårt nya flexibla arbetssätt. I nya Framtidsgruppen har vi därför, med hjälp av medarbetarundersökningar och workshops, diskuterat och listat de största utmaningarna vi just nu upplever med det nya hybrida. Vi har listat högt som lågt, vi har pratat igenom utmaningarna – och vi har föreslagit en lång rad förändringar och förbättringar.

Den utmaning vi talar klart mest om just nu på Omni är av praktisk och teknisk karaktär, nämligen att få till den sömlösa hybrida nyhetsdesken. När man är nyhetsredaktör på Omni, och arbetar remote, så går man till jobbet genom att gå in i en videochatt som man sen hänger i non-stop hela arbetsdagen. När alla var 100% remote under pandemin fungerade det där sömlöst, men nu när kanske halva gänget är på kontoret försöker vi få till det med mikrofoner och kameror vid de fysiska deskarna på kontoret. Det fungerar långt ifrån perfekt, för att uttrycka sig diplomatiskt. Vi är nu inne på den tredje videoutrustningen som vi testar och vi har gjort lika många ommöbleringar. Men vi ger oss förstås inte. Inte ska teknik kunna få stå i vägen för framtidens arbetssätt.

Mycket av de andra utmaningarna handlar om att bibehålla teamkänsla och kultur när en del av gänget är helt remote. Behovet av fysiska samlingar och events har blivit ännu större. Vi har också sett utmaningar vid introduktion av nya medarbetare och vi har landat i att alla introduktioner måste ske genom att de första två veckorna alltid görs fysiskt på plats i Stockholm.

Det finns förstås också ett oändligt antal nya utmaningar att beakta vad gäller de kollegor som arbetar helt remote. Det är svårare att både se och bli sedd på distans. Som remote är det betydligt lättare att hamna utanför gänget och det finns även en risk att arbetsuppgifterna kan påverkas av vem som arbetar varifrån.

Till en början hade vi stora utmaningar med att de som kom in till kontoret ändå inte sågs, eftersom alla kom in på olika dagar. Det har vi löst genom att införa så kallade Team-dagar på redaktionerna, då de som är hybrida och befinner sig i Stockholmsområdet förväntas arbeta från kontoret. En lösning i det lilla är att vi också använder den franska appen Café för att alla ska kunna hålla koll på när ens kollegor arbetar från kontoret eller varifrån i världen de arbetar just idag. 

Framtidsgruppen slutsatser kommer resultera i en lång rad förändringar och förbättringar framåt. En konkret sak i nuet är att vi just har skrivit en ny och uppdaterad version av Omnis Work-from-anywhere-policyn. Läs den gärna nedan. Vi har även uppdaterat och hybridanpassat de så kallade Spelregler som båda redaktionerna använder sig av sedan flera år.

Den största förändringen i vår Work-from-anywhere policyn är att vi har tagit bort att den är på prov. Vi ser nämligen ingen återvändo till det gamla och Work-from-anywhere är här för att stanna . Men räkna ändå med många uppdateringar och nya versioner av vår Work-from-anywhere-policy framåt. Vi är bara i början av det nya hybrida arbetslivet och jag tror ingen av oss riktigt förstår hur radikalt detta kommer rita om arbetsmarknaden, företag och samhållet framåt.

/Markus

***

Omnis Work-from-anywhere-policy (Version 2.0, från juli 2022)

#1. Vi arbetar varifrån vi vill
På Omni definierar vi oss som en digital arbetsplats, vilket gör det möjligt för alla hos oss att arbeta varifrån vi vill. Som en fullt ut digital arbetsplats går det lika bra att arbeta från andra delar av landet eller världen* som från Omni-kontoret.

* med de begränsningar som lagar och skatteregler sätter för utlandsarbete.

#2. Vi begränsar oss inte till Stockholm
Vi på Omni kräver inte Stockholm som arbetsort vid nyanställningar och önskar man som anställd att flytta går det bra. Det tror vi gynnar både kompetensen och mångfalden. Undantag kan vara kollegor med arbetsledande uppgifter, som måste kunna arbeta från det fysiska kontoret delar av tiden.

#3. Lika förutsättningar för alla
Alla på Omni ska ha samma förutsättningar att göra ett bra jobb, oavsett varifrån man arbetar. Oavsett vilket arbetsmoment eller möte det gäller, så ska det alltid gå att fullt ut delta på såväl distans som från de fysiska kontoren.

#4. Kontoret ska vara en samlingsplats
Det ska även i framtiden upplevas som mycket attraktivt att arbeta på kontoret i Stockholm, som ska fortsätta utvecklas med höga krav på trivsel, ergonomi och praktiska lösningar. Kontoret måste möta de nya utmaningar som work from anywhere-policyn innebär.

#5. Team First
Det sociala är en viktig del av arbetet på Omni. Alla medarbetare måste också vara beredda att arbeta från kontoret för specifika arbetsmoment och/eller när ens team har behov av att ses fysiskt för möten, konferenser etc. De som arbetar delvis på distans förväntas delta i teamdagar på kontoret när de befinner sig i Stockholmsområdet.

#6. Frihet under ansvar
Det nya arbetssättet innebär stor frihet, men följs också av ett stort personligt ansvar. Den som väljer att arbeta på distans måste säkerställa att det finns adekvata förutsättningar i form av utrymme, bra internetuppkoppling och möjlighet att arbeta ostört. Om inte det kan uppfyllas, eller om en medarbetare inte klarar av att ta det egenansvar som krävs av remotearbete, så ska arbete ske från kontoret.

#7. Vi har fokus på välmående och arbetsmiljö
Det är svårare att både se och bli sedd på distans. Vi har därför tydliga anpassade rutiner för att säkerställa medarbetares välmående och arbetsmiljö. Arbetstagaren bär också ett stort ansvar att informera arbetsgivaren om sina behov och utmaningar.

#8. Omni-kulturen kräver allas kärlek
Omnis kultur är något vi tillsammans hela tiden bygger och vårdar. Vi arbetar därför på olika sätt med att korta avstånden inom Omni-familjen så att alla känner närhet till varandra, oavsett arbetsort. Vi har ofta fysiska och digitala sammankomster. Alla introduktioner sker på plats i Stockholm.

#9. Framförhållning och transparens
Omni som arbetsgivare måste vara mycket transparenta och inkluderande i all förändring som sker och som planeras att ske. Alla anställda måste också ha framförhållning kring hur de vill arbeta. Med sex månaders framförhållning ska man meddela om man vill ändra permanent arbetsplats, alltså från att vara hybrid till remote etc.

#10. Ödmjuka inför förändringarna
Work for anywhere-policyn är i ständig förändring och vi är ödmjuka för att vi kan behöva utveckla den i takt med att nya utmaningar uppkommer.

Årets sommarsamling med Team Omni inleddes med att vi paddlade Björnö runt med kajak, för att därefter åka vidare til Gällnö där årets sommarmiddag stod serverad. Samlingar som dessa har alltid varit många och viktiga på Omni, men med Work-from-anywhere är de än viktigare.